Образец журнала регистрации приказов по кадрам. Журнал регистрации приказов: правила заполнения

Журналы регистрации приказов являются очень важным элементом кадрового делопроизводства. Именно этим журналам очень много внимания уделяют представители контролирующих органов во время проверок. Так же от журнала во многом зависит юридическая значимость документов, так как до тех пор, пока документ не прошел регистрацию, его практически не существует. Учитывая все вышесказанное, журнал регистрации приказов играет очень большую роль. Рассмотрим его образцы и правила ведения.

Из этой статьи вы узнаете:

• правила ведения журналов регистрации приказов;
• обязательные графы журнала регистрации приказов;
• что недопустимо в журналах регистрации приказов;
• образцы журналов регистрации приказов.

Журнал регистрации имеет массу плюсов. Он помогает искать, группировать информацию и хранить ее в компактном виде. А при условии, что он правильно ведется, журнал будет прекрасным подспорьем при решении любых проблем.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Правила ведения журналов регистрации приказов

На титульном листе журнала заглавными буквами должно быть указано полное название документа и дата его фактического оформления. Далее указывается название компании. Если компания большая, то журналов может быть столько, сколько служб или отделов.

Журнал в обязательном порядке нумеруют и прошивают, а после этого скрепляют подписью главы компании и печатью. Для дополнительной защиты от фальсификации, журнал можно опломбировать при помощи номерной пломбой. При этом номер пломбы должен быть в обязательном порядке вписан в журнал, так как без этого он не считается опломбированным.

Распоряжение не может выпускаться без порядковых номеров, которые указываются в первых графах. Для записи персональных данных используется второй столбец (указывается должность лица, которое отвечает за оформление бумаг).

В третьей графе, чаще всего, указываются номера, которые получили приказы при издании. Обозначение «ЛС» указывается для бумаг, которые связаны с личным составом, обозначение «ОД» - если бумаги касаются основной деятельности, «О» – если речь идет о документах об отпусках.

В четвертом столбеце, как правило, указывают даты составления приказов. В пятом столбеце указывают данные сотрудника, на которого составлялся приказ и его должность. В шестом краткое содержание, а в седьмом – должна быть подпись ответственного лица.

Стоит отметить, что порядок столбецов может быть другим, все зависит от того, какая форма журнала используется в компании.

Обязательные графы журнала регистрации приказов

Утвержденной законом формы журнала регистрации нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно. Но несмотря на это, в журнале должны быть такие рекомендованные графы, как:

• № п/п;
• дата распоряжения;
• номер приказа;
• вид распоряжения;
• Ф.И.О. сотрудника;
• табельный номер;
• основание.

К вспомогательным колонкам относят такие как:

• кем подписан приказ,
• кто является исполнителем распоряжения;
• куда отправлено распоряжение;
• расписка в получении;
• отметка о направлении в дело;
• должность, Ф.И.О. лица, зарегистрировавшего приказ;
• примечание.

В некоторых случаях строки «Примечание» нет. Поэтому в случае исправлений делают отметку, как в трудовой книжке («запись № ___ в столбце №___ недействительна»), а затем указывают новую информацию.

Что недопустимо в журналах регистрации приказов?

При заполнении журнала нельзя допускать штриховок и аналогичных корректировок, зачеркивать записи или исправлять их. Кроме того, недопустимо наличие страниц без нумерации.

Для заполнения используется сплошной текст, а вносимые данные должны иметь сплошную нумерацию.

Образцы журналов регистрации приказов

Рассмотрим на примере заполнение журнала регистрации распоряжений о приеме на работу:

• Первый столбец – регистрационный номер. Указываем, например, 3-ЛС.
• Второй столбец – дата регистрации. Указываем – 1 ноября 2016-го года.
• Третий столбец – краткое содержание. Указываем - «о приеме на работу».
• Четвертый столбец - исполнитель. Указываем - инспектор по кадрам Соловьева. А.Н.
• Пятый столбец – куда передан приказ. Указываем – бухгалтерия.
• Шестой столбец – расписка в получении (дата, подпись). Указываем – Васильев. Р.Г. 9.11.2016.
• Седьмой столбец – отметка о помещении в дело. Указываем - в дело №233 от 01.11.2016.

Рассмотрим на примере заполнение основного раздела журнала приказов по личному составу:

• Первый столбец – номер по порядку. Указываем, например, 139.
• Второй столбец – дата распоряжения. Указываем - 1 октября 2016-го года.
• Третий столбец - номер приказа. Указываем - 12-ЛС.
• Четвертый столбец – вид распоряжения. Указываем: увольнение.
• Пятый столбец – ФИО сотрудника. Указываем – Борсук. Е.Г.
• Шестой столбец – табельный номер. Указываем – 13654.
• Седьмой столбец – основание. Указываем – «Доп. соглашение № 9 от 3.12. 2014 к ТД № 18 от 10.11. 2012.

Применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет .

Пример заполнения основного раздела журнала:

Приказы по личному составу - это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Срок хранения - 75 лет.

К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы:

• О приеме работника (работников) на работу
• О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
• О переводе работника (работников) на другую работу
• О совмещении должностей / профессий
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную)
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
• Об изменении фамилии, имени, отчества работника
• О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
• и др.

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности , а не по личному составу.

Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

• О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
• О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
• О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
• О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
• О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. "д" ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций , с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 25.08.2010, для Журналов регистрации приказов по личному составу установлен срок хранения 75 лет .

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Кадровые сотрудники обязаны вести журнал по личному составу, где должны отображаться любые изданные руководством предприятия приказы по отдельному сотруднику.

Единой установленной формы журнала нет, и организация вправе сама разработать свою форму. К обязательной регистрации приказов относят:

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

• Приказ о зачислении в штат сотрудников.
• О сотрудником другой работы во время основной.
• на основании приказа: с повышением в должности или с понижением.
• О наложенных на сотрудника взысканиях, поощрениях, награждениях.
• О повышении квалификации сотрудника на основании успешного прохождения курса повышения.
• В случае изменения личных данных издается приказ о смене фамилии с указанием оснований.
• О выплате премиальных или поощрительной суммы, не относящихся к основным заработанным средствам.
• О выходе в отпуск с содержанием или без содержания, например, в .
• Приказ о командировке сотрудника.
• И другие важные приказы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудника.

Законодательная база

Записи в журнале ведутся на основании ряда Законов и подзаконных актов:

• Ст. 86 ТК РФ определяет позицию по внесению персональных данных сотрудника.
• В соответствии раздела VI ТК РФ определены положения о заработной плате, которые указываются в .
• Статьей 123 ТК РФ регулируется трудовой отпуск.
• Статьи 15, 56, 67 ТК РФ регулируют , на основании которого издается приказ о зачислении на работу.
• Ст. 68 ТК РФ определяет порядок издания приказа о зачислении.
• Статья 128 ТК РФ регулирует предоставление отпуска без сохранения содержания при учебном отпуске сотрудника.
• Ст. 358 Приказа Росархива определяет порядок ведения журнала регистрации приказов по личному составу.

Сроки хранения

Сроки хранения журнала регистрации регулируются положениями «Основных правил работой с архивацией документов» и зависят от установленных сроков.

Все приказы можно группировать по этому показателю и формировать в отдельные дела.

• Сроком хранения в архиве до 75 лет относят изданные приказы о зачислении в штат сотрудников, увольнении, переводе в другое подразделение компании, оформлении премии и поощрении. Также подлежат хранению 75 лет приказы о получении повышения, присвоения квалификации и высокого рабочего разряда.
• До 5 лет хранят приказы об отпусках, о наложении взысканий, командировках и дежурствах на предприятии. К этой категории относят приказы о работе во внеурочное время, о денежных компенсациях по переработке сверх установленного времени.

Требования

Можно использовать специально разработанную Минфином специализированную форму, а можно использовать и свою, это также допускается.

Самое главное требование – вести журнал нужно по правилам делопроизводства:

1. Титульный лист должен содержать название компании и обозначение журнала. Журнал регистрации приказов будет содержать атрибуты приказов по личному составу компании.
2. Необходимо указать порядковый номер тома, дату создания. По окончании журнала на титульном листе указывают дату завершения записей. Поскольку такой журнал подлежит хранению до 75 лет, на титуле указывают срок хранения.
3. Вести журнал должен назначенный сотрудник кадровой службы, он назначается отдельным приказом руководства компании. На первой странице указывают ответственное лицо и дату назначения. Также необходимо прописать данные о лице, ответственном за его заполнение: штатная должность, номер приказа о назначении и роспись отвечающего сотрудника. Если произошла смена ответственного, то подобным образом вносятся сведения о нем.
4. Листы журнала предназначены для фиксации распоряжений и приказов по личному составу , в каждой графе проставляют порядковые номера распорядительного документа. Также указывают вид приказа: о приеме на работу сотрудника или его увольнении. Прописывают ФИО, должность, по срочному или был принят сотрудник, и проставляют дату и номер распорядительного документа. Если были допущены ошибки, то исправленную информацию подтверждают подписью ответственного лица.
5. Листы журнала должны быть пронумерованы , это действие предотвратит подмену информации. Также журнал прошнуровывают и скрепляют печатью.

Регистрация приказов

Кадровые сотрудники регистрируют изданные приказы по личному составу в отдельно отведенном журнале в день его издания, причем регистрации подлежат любое распоряжение руководства относительно сотрудников.

Зарегистрированный приказ обладает юридической значимостью, и если этого не сделать, то приказ утрачивает свою силу. Ведется журнал за текущий год, нумерация производится сначала. Подобные приказы оформляют в соответствии с требованиями ТК РФ и они выступают как веские основания для внесения записи в трудовую книжку сотрудника.

Как видно из приведенного примера, в журнале присутствуют:

• Порядковый номер проведенной записи.
• Номер приказа, на основании которого делается регистрация.
• ФИО сотрудника.
• Подразделение, где будет работать сотрудник.
• Его штатная должность.
• Присвоенный табельный номер сотрудника.
• Сведения о трудовом договоре: номер и дата заключения.
• Дополнительная информация.

Опытные кадровые сотрудники подразделяют приказы по личному составу по их значимости, и регистрируют отдельно долгосрочные и срочные приказы.

Кроме основополагающих для сотрудника приказов, также подлежат регистрации и дополнительные трудовые соглашения, и приказы на отпуск, и дисциплинарные взыскания и поощрения сотрудника.

Каждый приказ может иметь свой уникальный код, по которому затем будет легче отыскать нужную информацию, например, кодируются приказы на отпуск буквой «О», для взысканий – «В», для командировок сотрудников – « КМ».

Правила заполнения

Допускается прописывать имя и отчество сотрудника в сокращенном варианте в том случае, если на предприятии нет однофамильца. Тогда имя и отчество прописывается полностью.

Нумеруют записи по очереди, но чаще всего проставляется индекс и номер приказа.

Дата проставляется в привычном формате «ДД.ММ.ГГГГ»

Отдельная графа «вид приказа» предназначена для уточнений по приказу: прием в штат, поощрения или взыскания, ухода в отпуск. Здесь указывают основания для вынесения приказа, например, соглашение на дополнительную работу и т.д.

Этот журнал можно вести как в обычном бумажном варианте, так и в электронном. Электронный вариант следует защитить от доступа к нему случайных людей: установить пароль. Все правила регистрации приказов относятся и к электронному варианту. В любой момент электронную версию можно отправить на печать, и оформить его в соответствии с требованиями делопроизводства.

Ведение журнала

Кадровая политика на каждом предприятии своя, но есть и общие правила регистрации кадровых приказов, сроком хранения до 5 лет, к ним относят краткосрочные приказы, например о командировке работника, отправлении на учебные курсы повышения квалификации, ухода в отпуск.

Под регистрацией понимают занесение сведений о приказе в особую книгу, что придает ему юридическую значимость.

Все кадровые приказы относят к внутренней документации, и форма регистрационного журнала не установлена в жестких рамках. Срок хранения начинается с даты последней регистрационной даты.

Журнал может содержать и дополнительную информацию, например, основания для издания приказа. На титульном листе можно указать индекс приказов, например приказы по отпускам или по больничным листам. Хотя нет требований по индексированию журналов, но для работы кадровой службы это намного удобнее.

В журнале присутствуют 9 граф:

1. Порядковая нумерация приказа.
2. Дата выхода.
3. Нумерация приказа.
4. Описывается вид: о приеме, увольнении. Регистрируют полностью, без сокращений.
5. Данные сотрудника.
6. Причина издания приказа: на основании заявления, трудового договора, по соглашению сторон.
7. Графа для подписи сотрудника об уведомлении о выходе приказа, например, об увольнении. Если он не желает ставить свою подпись, то указывают это в отдельной строке.
8. Указывается должность сотрудника, который регистрирует приказ.
9. Подпись ответственного исполнителя.

Оформление

Особое внимание следует обратить на нумерацию листов, именно листов, а не страниц журнала. В конце указывают количество пронумерованных страниц.

Прошивать журнал следует прочной нитью, поскольку его хранение будет длительным, и нити могут испортиться от времени.

Прошивать следует 2 раза для прочности. Концы нити оставляют на фронтальной стороне журнала, их связывают узлом. На нитях крепят бумажную наклейку, в которой указываются дата окончания журнала, № приказа об его окончании, а на листе ставит подпись ответственный за его ведение лицо.

Требования к подписи жесткие: она должна быть разборчивой. Затем нужно проставить печать компании так, чтобы она покрывала подпись ответственного и на узлах нитей. Нити следует залить клеящим веществом для того, чтобы не была нарушена книга.

его необходимо разрабатывать на каждом предприятии самостоятельно. Журнал ведется с самого начала деятельности компании, поскольку кадровые распоряжения издаются с момента ее учреждения . С его помощью систематизируется вся информация об издаваемых распоряжениях по личному составу в реальном времени и на регулярной основе.

Что такое и для чего нужен журнал учета приказов по личному составу

Журнал учета приказов по личному составу не имеет унифицированного образца, каждое предприятие разрабатывает свой, удобный для заполнения формат. Журнал для регистрации приказов позволяет упорядочить процесс их утверждения.

Поскольку в журнале ведется сквозная нумерация документов в хронологическом порядке, то присвоение порядкового номера каждому из них при регистрации позволит исключить возможность издания распоряжений задним числом. С целью сохранения информации от фальсификации, подлога и неправомерного вмешательства такие журналы в обязательном порядке сшиваются, а каждая страница нумеруется.

Являются ли журналы регистрами?

Согласно п. 1 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ информация, содержащаяся в документах первичного учета, должна быть своевременно зарегистрирована и внесена в регистр бухгалтерского учета. Исходя из того, что приказы по личному составу являются ничем иным, как первичным документом по учету кадров, журнал их регистрации также можно отнести к регистрам.

Таким образом, при разработке журнала и его ведении необходимо руководствоваться требованиями, изложенными в пп. 3-8 ст. 10 закона № 402-ФЗ.

Есть ли утвержденная форма?

Поскольку, как уже говорилось выше, для такого регистра не предусмотрена законодательно утвержденная форма, ее можно разработать самостоятельно, но предусмотреть в ней все обязательные реквизиты.

Исчерпывающий список важных для регистров реквизитов указан в п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ:

• название («Журнал»);
• название фирмы (например, ООО «Стройтехмонтаж»);
• начальная и конечная дата ведения;
• хронологическая группировка кадровых документов;
• должность, Ф. И. О. лица, которое отвечает за ведение журнала, и его подпись (например, «Начальник отдела кадров Закрайний Р. Н.»).

Согласно п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ формат журнала утверждается директором предприятия по представлению ответственного за составление/хранение кадровой документации лица (обычно это начальник отдела кадров либо специалист по управлению персоналом).

Журнал может вестись как в бумажном варианте, так и в электронной форме. Но во 2-м случае ответственному за ведение регистра лицу потребуется обладать электронной цифровой подписью (п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ).

Не знаете свои права?

Маркировка типов документов

На предприятиях с большим кадровым документооборотом в журнале целесообразно предусмотреть графу о присвоении приказам определенной маркировки. Так, лишь взглянув на буквенно-цифровой номер распоряжения, зарегистрированного в журнале по учету приказов по личному составу, можно сразу определить характер документа и смысл его содержания. Особенно это актуально для организаций, где ведется один общий журнал для регистрации таких распоряжений.

Приведем примеры маркировки распоряжений по типам:

• ДС — документы с длительным сроком хранения (75 лет);
• О — приказы об отпуске;
• К — приказы о перемещении сотрудников внутри предприятия и извне;
• КВ — приказы о командировках;
• ПР — приказы о поощрении;
• ВН — приказы о взысканиях из-за нарушения трудовой дисциплины.

Предприятия устанавливают свой порядок маркировки документов путем присвоения им буквенно-цифрового порядкового номера. Эти правила, а также сведения о форме журнала и порядке его ведения прописываются в локальном документе, например положении о делопроизводстве.

Особенности ведения журнала учета приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу заводится на предприятии для внесения в него в хронологическом порядке информации об издаваемых распорядительных документах. В связи с тем, что срок хранения различных распоряжений по личному составу может составлять в одних случаях 5, а в других — 75 лет, логичнее будет завести 2 журнала.

Разделение журналов

В одном из журналов будут содержаться сведения обо всех изданных по личному составу приказах, хранить которые следует не дольше 5 лет. К таким документам, в частности, относятся распоряжения:

• о дежурствах:
• отпусках (ежегодных, в связи с обучением и т. д.);
• взысканиях за нарушение трудовой дисциплины;
• краткосрочных командировках (внутренних и зарубежных).

Но большую значимость, несомненно, будет иметь журнал для регистрации распоряжений со сроком хранения минимум 75 лет. Поскольку сведения из таких документов могут понадобиться спустя 40-50 (и больше) лет после издания, то и регистры, в которых они учитываются, также должны храниться не менее 75 лет (п. 258 перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

К документам длительного хранения согласно п. 19б перечня относятся приказы:

• о приеме на работу, внутреннем перемещении, совмещении должностей, переводе на иное место работы, увольнении;
• проведении/назначении аттестации, присвоении чинов, квалификации;
• смене фамилии;
• награждении;
• премировании / назначении выплат / размере оплаты труда;
• отпусках (из-за тяжелых и аналогичных условий работы, без сохранения зарплаты, по уходу за малолетним ребенком);
• дежурствах, связанных с основным видом деятельности;
• командировках (длительных внутри страны и зарубежных, а также любой продолжительности для сотрудников с вредными/опасными/тяжелыми условиями работы).

Внесение исправлений

Исправления в журнале регистрации приказов по личному составу образца 2016 года недопустимы, если они не были санкционированы лицом, ответственным за его ведение. Согласно п. 8 ст. 10 закона № 402-ФЗ около каждого перечеркивания с исправительной записью должна быть проставлена дата и подпись должностного лица, отвечающего за ведение журнала (с указанием должности и Ф. И. О.).

Образец заполнения журнала приказов по личному составу

Представляем примерный образец заполнения журнала приказов по личному составу:

Отсутствие единой формы журнала регистрации кадровых приказов не дает руководителям и сотрудникам HR-подразделений права на полную свободу действий при его разработке. Так, формат журнала должен полностью соответствовать требованиям, предъявляемым для оформления регистров учета первичной бухгалтерской документации, установленным в ст. 10 закона № 402-ФЗ.

Ведение кадровой документации, прежде всего, подразумевает большую ответственность. Наряду с этим сбор, анализ и регистрация документации приказного характера, требует повышенной концентрации и строгого соблюдения закона. Журналы, относящиеся к кадровой работе, являются по своей сути фундаментом всего кадрового делопроизводства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В связи с этим обозначенные журналы могут быть предметом системных проверок со стороны разных контролирующих органов. Кроме того, правильное оформление кадровой документации, оказывает прямое влияние на ее юридическую значимость, а также персонально касается каждого сотрудника организации. Можно сказать, что до тех пор, пока документ не пройдет надлежащую регистрацию, он фактически не существует.

Слово законодательства

Как правило, кадровые работники оформляют несколько разных журналов, в которых проводят регистрацию приказов разных видов. Например, один журнал может содержать распоряжения исключительно по персоналу. Другой журнал может отображать приказы деятельности предприятия. Существует также практика оформления журналов только по отпускам или увольнениям.

Общепризнанная форма журнала регистрации приказов содержит в себе все ключевые в кадровой практике колонки. В качестве резервных колонок, могут быть пустые столбцы, которые при необходимости будут заполняться ответственными лицами по их усмотрению

Единой формы журнала регистрации распоряжений, которая была бы утверждена законом, не существует.

В связи с этим, образец журнала регистрации приказов о приеме на работу будет показан ниже по тексту. Кроме того, организации может разрабатывать собственный проект формы журнала.

В зависимости от сложившейся ситуации, работодатели помимо общепринятых столбцов, вправе добавлять дополнительные колонки. Например, «Ф.И.О. или должность сотрудника, по которому издается распоряжение», «кем удостоверяется распоряжение», «основание приказа», «табельный номер сотрудника», «исполнитель распоряжения», «куда передается приказ», «должность и Ф.И.О. лица, которое внесло соответствующую запись».

Регуляторная политика

Согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень документов, что образовываются в процессе деятельности предприятия. Одним из ключевых положений этого нормативного акта является установление сроков их хранения. Таким образом, в отношении журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией в отношении личного состава, были предусмотрены два разных срока, в 5 и 75 лет.

Порядок нумерации распоряжений законом или Перечнем не предусмотрен. Тогда как, согласно Типовой инструкции по делопроизводству, которая утверждена приказом Росархива от 27.11.00 № 68, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией, но в рамках календарного года. Дополнительно в инструкции указывается на необходимость отдельной нумерации распоряжений по основной деятельности, а также приказов в отношении рабочего персонала.

Обязательно ли вести?

Как уже ранее говорилось, приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден срок сохранения журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией.

Отсюда следует, что ведение регистрационных журналов является обязательным.

Как насчёт электронной формы?

В законодательстве отсутствуют положения по обязательному ведению журналов на бумажном носителе, в том числе с особыми условиями его оформления. Под особыми условиями подразумевается нумерация, удостоверение печатью, прошивание журналов.

По этой причине допускается ведение журнала регистрации в электронном виде.

Кроме того, если согласно процедуре, номера распоряжений присваиваются автоматически во время их формировании в программе 1С, тогда ведение такого журнала в бумажном варианте необязательно.

Виды журналов регистрации приказов с образцами

Сегодня различными отделами кадров, используются следующие формы журналов регистрации:

• О приеме, переводе, расчете персонала.
• О предоставлении отпусков.
• О командировке персонала.
• О поощрении и наложении дисциплинарных взысканий.

Образец журнала регистрации распоряжений о приеме на работу:

Методика ведения

Основными этапами по организации делопроизводства выступает:

• Организация документооборота, т. е. оптимального движения подготовленной документации внутри предприятия.
• Документирование хозяйственно-распорядительной деятельности.
• Обеспечение сохранения документации.

Стандартная процедура оформления документов предусматривает участие многих сотрудников предприятия. Делопроизводство и его организация находится в зоне ответственности службы делопроизводства. К тому же это название носит условный характер, и в зависимости от размера предприятия или возложенных на нее функций может быть как общим отделом, так и канцелярией.

В небольших организациях эта функция, как правило, возлагается на секретаря. На начальном этапе необходимо установить единые правила работы с документацией. Для решения этой задачи отличным решением будет их закрепление в инструкции. Не следует забывать, что современная канцелярская работа в большей степени определяется самим предприятием, тогда как нормативные акты носят больше рекомендационный характер.

Поэтому для становления делопроизводства необходимо разработать два базовых документа:

1. Инструкция по делопроизводству. В указанном локальном акте должны быть отображены все внутри организационные правила работы и обращения с документацией. На тот случай, если предприятие еще не сформировало свои правила по ведению канцелярской работы или разработка инструкции на этом этапе кажется нецелесообразной, тогда можно временно использовать соответствующие положения.
2. Номенклатура дел. Указанный систематизированный перечень документов отображает их учет по срокам хранения, и используется с целью последующей передачи в архив или для уничтожения.

Смотрите видео, как составить инструкцию по делопроизводству:

Необходимо отметить, что в журнале фиксируются все распоряжения связанные с личным составом. Титульный лист журнала используется для написания полного наименования документа. Следует отметить, что наименование пишется заглавными буквами. После этого указывается название предприятия.

В крупных организациях предпочтительнее заводить количество журналов соразмерное с количеством соответственных служб или отделов.

На титульном листе также указывается дата фактического оформления документа. Журнал нумеруется и прошивается, после чего скрепляется подписью директора и печатью предприятия. Идеально, если журнал регистрации будет опломбирован номерной пломбой. Но в таком случае ее номер необходимо вписать в журнал, иначе без этого невозможно считать журнал опломбированным.

Ответственные лица

В отношении основной деятельности предприятия, распоряжения готовятся по поручению директора руководителями отделов подразделений. Если стоит вопрос по решению комплексной задачи, тогда руководитель может создать специальную комиссию, которая будет состоять из разнопрофильных специалистов. Но, так как задачи бывают не только основными, но и оперативными, то распоряжения необходимо классифицировать.

Можно предложить такой вариант:

1. Распоряжения по основной деятельности. Подобные приказы издаются в рамках реализации организационных задач.
2. Распоряжения по административной деятельности.

Распоряжения по вышеуказанным направлениям подлежат раздельной регистрации. Другими словами, необходимо производить раздельное хранение этой документации. Это связано с тем, что период хранения документации связанной с административными задачами — 5 лет. Тогда как документы по основной деятельности должны сохраняться постоянно. Журнал регистрации относится к категории документов предназначенных исключительно для внутреннего пользования.

Процедура ознакомления с журналом регистрации происходит исключительно в присутствии лица, которое отвечает за его оформление. К тому же, журналы регулярно должны предоставляться руководителю отдела. Это нужно для проведения проверки принимаемых решений, а также для оценки кадровой работы отдела.

В период оформления, журнал регистрации хранится у лица, которое отвечает за его ведение. Если журнал заканчивается, то на титульной стороне об этом делается отметка.

Обязательные графы

Как уже ранее говорилось, утвержденной законом формы журнала регистрации не существует, что позволяет организации разрабатывать ее самостоятельно. Поэтому допускается использование граф, рекомендованных специалистами.

В частности:

• № п/п (номер записи),
• дата распоряжения;
• номер приказа;
• вид распоряжения, краткое его содержание;
• Ф.И.О. сотрудника;
• табельный номер;
• основание выдачи приказа.

К числу дополнительных колонок можно отнести, в частности:

• кем подписан приказ,
• кто исполнитель распоряжения;
• куда передано распоряжение;
• расписка в получении (подпись, дата);
• отметка о направлении в дело;
• должность, Ф.И.О. лица, вносящего запись (регистрирующего приказ);
• примечание.

Бывает так, что колонка «Примечание» в журнале не предусмотрена. В этом случае нужно сделать отметку, подобной той, что отображается в трудовой книжке («запись № ___ в столбце №___ недействительна»), после чего указать новые данные.

Пример заполнения

Рассмотрим образец по заполнению основного раздела журнала на примере приказов по личному составу:

№ п/п	Дата распоряжения	Номер приказа	Вид распоряжения	Ф.И.О. сотрудника	Таб. номер	Основание
			Прием на работу	Полозова Татьяна Викторовна		Трудовое соглашение № 14 от 13.07.2014
	16.07.2014	118-лс	Увольнение	Кузин Андрей Сергевич		Доп. соглашение № 2 от 12.07.2014 к трудовому договору № 11 от 10.03.2012
	18.07.2014	119-лс	Перевод на другую работу	Сорокина Мария Александровна		Заявление, доп. соглашение № 2 от 12.07.2014 к трудовому договору № 11 от 10.03.2012

Сроки хранения

Следует напомнить, что в силу приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 определен период сохранения журнала регистрации, который составляет 75 лет.

Этот вид журнала, как правило, отображает следующие распоряжения:

• о приеме на работу;
• о переводе;
• о дежурстве;
• об оплате труда;
• о совмещении профессий;
• об увольнении сотрудника;
• о повышении квалификации;
• о поощрении персонала;
• обо всех видах отпусков;
• о смене фамилии сотрудника;
• о продолжительных командировках.

Другой журнал регистрации, у которого период хранения 5 лет, как правило, отображает следующие распоряжения:

Из-за того, что журнал регистрации прошивается и нумеруется, после чего подписывается директором, скрепляется печатью предприятия, то внесение приказа задним числом в такой журнал исключено. Но, как показывает практика, возникают различные ситуации, в разрешении которых нередко заинтересованы обе стороны, т. е. работодатель и работник предприятия. На этой почве иногда происходит вынужденное нарушение регистрационного порядка.

Рассмотрим несколько возможных вариантов.

1. Если на предприятии нет дальнейшей регистрации приказов, то распоряжение можно сделать задним числом.
2. Если на предприятии есть дальнейшая регистрация, тогда можно сделать служебную записку на имя руководителя с объяснением причин и зарегистрировать приказ текущим числом. Второй вариант хорош тем, что в случае проверки пояснительная записка будет оправданием сложившейся ситуации перед контролирующими органами. Поэтому при необходимости поместить приказ в «прошедший период» на практике применяют издание приказа под дробью (11/1-П) или любым другим индексом.

Юридического значения буква алфавита индекса распоряжения не имеет. Но, ее использование упрощает работу кадровика. К тому же на случай возможного истребования контролирующими органами выданных предприятием распоряжений, желательно, чтобы даты выдачи распоряжений совпадали с реальными событиями. Подобный подход позволит избежать повышенного интереса со стороны проверяющих должностных лиц.