Вежливая просьба на английском в письме. Деловое письмо на английском языке

Эти фразы могут пригодиться не только для работы, но и для поступления в иностранный вуз.

1. Dear colleagues! - Уважаемые коллеги!
2. Let me introduce myself. My name is… - Разрешите представиться. Меня зовут…
3. The topic of my presentation is… - Тема моей …
4. I will take some… minutes of your time. - Я займу … минут вашего времени.
5. So, first/To begin with/Let’s start with… - Итак, во-первых/Для начала/Начнем с…
6. That completes/concludes/covers the first part of my presentation… - На этом заканчивается первая часть моей презентации.
7. Let’s move on to the next part, which is… - Перейдём к следующей части, которая…
8. Now I want to describe the development of the idea. - Теперь я хочу рассказать о появлении этой идеи.
9. That brings me to…/So now we come to… - Таким образом, переходим к…
10. I’d like to finish by emphasising the main point(s). - В завершение мне бы хотелось подчеркнуть основные моменты.
11. Now I’d be very interested to hear your comments. - Я с интересом выслушаю ваши замечания.
12. Thank you for your attention! - Благодарю вас за внимание!

Собеседование

Если вы проходите , не забудьте соответствующе одеться и продумать фон. И, конечно, стоит взять на заметку следующие выражения.

1. I graduated from … university (college) in … - Я окончил … университет (училище) в …
2. I handle stress easily. - Я легко справляюсь со стрессом.
3. I am a team player. - Я командный игрок.
4. I am good at multitasking. - Я хорошо работаю в условиях многозадачности.
5. I manage my time well by planning out … - Я умею хорошо распределять время, планируя …
6. I should be hired because I’m … - Я подхожу на эту должность, потому что …
7. I have … years’ experience in the field. - У меня … лет опыта работы в этой сфере.
8. I’m very attentive to detail. - Я уделяю много внимания деталям.
9. I’m excited about this opportunity because … - Я очень рад получить эту возможность, поскольку …
10. I want to further my career in … - Я хочу развивать свою в сфере …
11. I am confident that I will be able to use my skills in … in the advertised post. - Я уверен, что смогу применить мои навыки на этой должности.
12. I am sorry, could you repeat that please? - Прошу прощения, вы могли бы повторить это еще раз?
13. When do you want me to start? - Когда мне начинать?

Деловая переписка

В письмах используется ещё более формальный язык, чем при встречах. Будьте точны и предельно вежливы, не шутите и не прикрепляйте лишние картинки. Обязательно укажите тему письма.

1. Dear Mr (Ms)… - Уважаемый(ая) мистер (мисс) …
2. Dear Sir/Madam. - обращение в случае, если вы не знаете имени и пола адресата.
3. I am writing to inform you that … - Я пишу, чтобы уведомить вас …
4. I am writing to enquire about … - Я пишу, чтобы узнать о …
5. With reference to your letter … - Относительно вашего …
6. Thank you for contacting us. - Спасибо, что вы с нами связались.
7. In reply to your request, … - В ответ на ваш запрос, …
8. I am interested in (obtaining / receiving) … - Я хотел бы получить …
9. Could you possibly tell us / let us have … - Не могли бы вы сообщить нам…
10. We are pleased to announce that … - Мы с удовольствием сообщаем, что …
11. We regret to inform you that … - Мы с сожалением сообщаем …
12. After careful consideration we have decided … - После тщательной оценки мы приняли решение …
13. I would appreciate your immediate attention to this matter. - Я был бы очень признателен за ваше неотложное внимание к этому делу.
14. I look forward to hearing from you. - Жду вашего ответа.
15. Yours faithfully … - С уважением … (в том случае, если вам неизвестно имя адресата).
16. I’m afraid it would not be possible to … - Боюсь, это невозможно …
17. Yours sincerely … - С уважением …

Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского , специально для блога поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе .

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.

Этикет

Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.

1. Четко укажите тему письма (Subject).

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет : «Idea» .

Да : «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017» .

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да : «Dear», «Hello», «Hi».

3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

• I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
• I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
• Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
• Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Английский язык - универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.

Китай, Япония, арабские страны

При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:

• Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
• Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
• Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

• I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
• Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
• I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
• I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.

США

Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might , тем лучше.

Африка, Южная Америка

Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.

Языковые принципы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

Сокращайте

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма - без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

В русском языке все просто: Иванова, - женщина, Иванов - мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Уберите предлоги там, где это возможно

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголов come up with - придумать, и find out - выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine .

Избегайте восклицательных знаков

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

Ограничьтесь пятью предложениями

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более - это потеря времени.

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Откажитесь от страдательного залога

Нет : The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes . Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Поставьте дедлайн

Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Структура письма

Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:

1. Приветствие.
2. Сообщение.
3. Закрытие.
4. Прощание.
5. Подпись.

Рассмотрим стандартные фразы для каждой части.

Приветствие

Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).

Сообщение

Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.

Как открыть сообщение

Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.

Формально	Полуформально	Нейтрально
I am writing to… Пишу, чтобы…	Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, …	Thank you for your mail… Спасибо за письмо…
In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом…	This is to… Это письмо, чтобы…	Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно…
We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …	I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас…	In reply to your mail … В ответ на ваше письмо…
I am writing with regard to… Пишу насчет…		Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от …
Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)…
With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что …
I am writing to enquire about… /in connection with.../to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить…

Как уточнить дедлайн

Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:
Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET → Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.

Как просить и давать детали

Даем детали:
Просим детали:

Как сообщить о проблеме

1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:
Flagging you about the issue on… → Указывая вам на проблему с…
With this letter, I want to flag one problem to you… → Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…

2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side - «с моей/нашей/твоей стороны».

3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround - выход из ситуации, обходное решение.

Как поставить коллег в копию

1. Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me , где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc . От слова Cc образуется причастие cc’ed - обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию».

2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread - Добавляю (имя) в разговор.

3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? - @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?

Как принести извинения

Формально	Нейтрально
We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…	Unfortunately… К сожалению…
I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но…	I am afraid that… Боюсь, что…
Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…	I would be glad / delighted to/happy to… Я был бы рад /Я был бы счастлив…
I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…	I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра.
I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства.	Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.
	We apologize for… Мы извиняемся за…
	I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что…

Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:

Формально	Нейтрально
If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…	If you have any questions, please don"t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.
We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…	Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.	How about I come and help you out? Может я приду и помогу?
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.
Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.
Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь…

Просим помощи:

Переговоры

Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.

Выражаем удовлетворение:
Предлагаем:
Соглашаемся:

• I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
• You have a strong point there. → Здесь вы правы.
• I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…
• I don"t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Не соглашаемся:
Приглашаем:
Выражаем недовольство:

Как приложить к письму дополнительные материалы

Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:

• Please find attached → К настоящему письму прилагается.
• You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении...
• I am enclosing… → Я прикладываю…
• I forward to you… → Я пересылаю вам…
• We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
• Attached you will find... → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.

Формально	Нейтрально
I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа	Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа
I look forward to your reply. Жду вашего ответа	Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.	Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.	Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь.	Thank you for your help. Спасибо за помощь.
Thank you in advance! Заранее благодарю.	Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства!

Как разобраться в аббревиатурах

Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:

• EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
• SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
• EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
• TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
• PTO (paid time off) → отпуск.
• OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
• FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
• POC (point of contact) → контактное лицо.
• FYI (for your information) → для вашей информации.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
• AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
• BTW (By The Way) →кстати.
• CU (see you) → увидимся
• F2F (face to face) → наедине.
• IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

Прощание

Для прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).

Подпись

Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.

Шаблоны

Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.

Объявление о продвижении по службе

Subject Line: Firstname Lastname - New Position

I am pleased to announce the promotion of from to . has been with for and has worked in . S/he will be gaining these new responsibilities .

attended and came to after graduation.
During her/his tenure here, has implemented protocols which have improved efficiency in the and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Имя, фамилия - новая должность

Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название) . (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела) .

(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента) , и часто получал признание за свои достижения.

Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).

С уважением,
Имя
Должность

Поздравление с новой должностью

Subject line: Congratulations on Your Promotion

Dear ,
Congratulations on your promotion to . I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title

Тема: Поздравляю с новой должностью

(Имя) , поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела) . Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для соискателя)

Subject line: Welcome!
Dear ,
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Добро пожаловать!

(Имя) , я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для коллег)

Dear Staff:
is joining our team on May 1. will work as a in the department.

So, if you see a new face on May 1, let know that you are excited about his/her joining our team.

has worked at two other companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about .

’s Bachelor’s degree is from where he/she majored in .

has a passion for .

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for .

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела) .

Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя) , что вы рады видеть его/ее в своей команде.

(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области) .

(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета) .

(Имя) увлекается (название) .

Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя) .

С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.

Уход из компании

Dear colleagues,
I"d like to let you know that I am leaving my position at on .
I have enjoyed my tenure at, and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at .

Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address or my cell phone . You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It"s been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your

Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата) .
Я был рад работать в (название компании) , и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании) .

Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты) или телефону (номер) . Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы) .
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.

С уважением,
Ваш (имя)

День Рождения

Если нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:

• May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
• I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
• Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
• I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
• Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!

Перенос или отмена встречи/звонка

Hi everyone,
Due to , the time of the has been changed from at in to at in .
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name

Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи) .
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя

Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to at . I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения) . Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность

Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com .

Работа с языком

Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?

Используйте толковые словари

Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.

Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн:https://en.oxforddictionaries.com , http://dictionary.cambridge.org , http://www.ldoceonline.com , http://www.macmillandictionary.com . Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

• часть речи,
• транскрипция с возможностью прослушать произношение,
• определение,
• примеры использования,
• синонимы,
• часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.

Проверяйте грамматику текста

Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly .

Заключение

Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:

• Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
• Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
• Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
• Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
• Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
• Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
• Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
• Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
• Нажмите Send!

Построена на лексических формальностях, делающих ее стройной и точной.

Введение

Вводные строки деловых писем ссылаются на предыдущую переписку, объясняют способ нахождения получателя или причину обращения.

With reference to your letter of …	Ссылаясь на Ваше письмо от [дата]…
I am writing to enquire about …	Обращаюсь для справки о …
After having seen your advertisement in … , I would like …	После просмотра Вашей рекламы в …, я бы хотел …
After having received your address from … , I …	Узнав Ваш адрес из …, я …
I received your address from … and would like …	Я получил Ваш адрес из … и хотел бы …
We/I recently wrote to you about …	Я/мы недавно писали Вам о …
Thank you for your letter of	Благодарю за Ваше письмо от [дата]
Thank you for your letter regarding …	Спасибо за Ваше письмо относительно …
Thank you for your letter/e-mail about …	Благодарим за Ваше письмо о …
In reply to your letter of , …	В ответ на Ваше письмо от [дата], …
Referring to your letter of …	Ссылаясь на Ваше письмо от …
In reply to your letter of … we are glad to inform you that …	В ответ на Ваше письмо от … мы рады сообщить Вам, что …
With reference to your fax dated … we are pleased to confirm that …	Ссылаясь на Ваш факс, датированный …, мы рады подтвердить, что …
We refer to our letter regarding …	Ссылаясь на наше письмо относительно …
In accordance with your order of …	В соответствии с Вашим заказом от …
Further to our letter of … we …	В дополнение к нашему письму от … мы …

Формальные связки

Соединительные словосочетания структурируют деловую переписку.

First of all …	В первую очередь …
Please note that …	Просим принять во внимание, что …
We wish to bring to you notice that …
We would like to note that …	Обращаем ваше внимание на тот факт, что …
The matter/point is …	Дело в том, что …
We think/believe …	Мы считаем, что …
In this connection …	В связи с этим …
In view of the above …	Ввиду вышеизложенного …
Apart from the above …	Помимо вышеуказанного …
In addition to the above …
Further to the above …	В дополнение к вышеуказанному …
On the other hand …	С другой стороны …
Moreover …	Более того …
Besides …	Кроме того …
Nevertheless …	Тем не менее …

Приложение

Заключение

Заключительные строки деловых писем предваряют будущие события, повторяют извинения или предлагаю помощь.

If you require any further information, feel free to contact me	За допсведениями обращайтесь ко мне
I look forward to your reply	Жду Вашего ответа
I look forward to hearing from you	Жду обратной связи
I look forward to seeing you	До встречи
Please advise as necessary	Прошу сообщать по необходимости
We look forward to a successful working relationship in the future	В надежде на успешное сотрудничество в будущем
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me	В случае заинтересованности не стесняйтесь обращаться ко мне
Once again, I apologize for any inconvenience	Повторно извиняюсь за неудобство
We hope that we may continue to rely on your valued custom	Надеемся и дальше полагаться на Вашу постоянную клиентуру
I would appreciate your immediate attention to this matter	Буду благодарен за Ваш скорейший отклик на это
We are looking forward to hearing from you	Ждём Вашего ответа
We look forward to your reply	Ждём Вашего ответа.
Your early reply will be appreciated	Заранее благодарим Вас за скорый ответ.
We would appreciate your cooperation on this matter	Будем благодарны Вам за сотрудничество в этом вопросе.
Awaiting your prompt reply	В ожидании скорейшего ответа

Прощание

Выбор правильного прощания в деловых письмах зависит от знакомства с получателем.

English Joke

The child came to his mother in tears.

«Oh, mama,» he confessed, «I broke a tile in the hearth.»

«Never mind, dear,» the mother consoled. «But how ever did you come to do it?»

«I was pounding it with father’s watch?»

С появлением электронной почты бумажные письма, казалось бы, утратили популярность. Однако совсем без них обойтись не получается — пока возникает необходимость написать сопроводительное письмо для своего резюме, установить контакт с потенциальным партнером или, например, оформить жалобу в банк.

В любом из этих случаев важно, чтобы ваше письмо произвело на адресата нужный эффект. Для этого письмо должно быть:

• правильно оформленным
• коротким и содержательным
• написанным по существу
• написанным грамотно
• вежливым, даже если это жалоба или претензия

Если вы отвечаете на письмо, обратите внимание, как это письмо оформлено и какие выражения в нем используются. В свою очередь, постарайтесь соответствовать заданному уровню как в подборе словесных формулировок, так и в стандартах оформления.

Структура делового письма

В английском языке существует ряд правил, которых стоит придерживаться при написании делового письма. Общий совет: старайтесь писать просто, ясно и лаконично.

Адрес

Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу.
E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается.

Адрес получателя располагается слева, ниже адреса отправителя.

Дата

Дату можно разместить слева или справа ниже или выше адреса получателя.
также довольно гибок. К примеру, «7 апреля 2016 г.» можно записать как 7 April 2016, 7th April 2016, 7/4/16 или 07/04/16 . Но не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному (в США сначала пишут месяц, потом дату: April 7, 2016 ). Во избежание путаницы название месяца рекомендуется писать прописью.

Обращение

1. Если вы не знаете имени адресата, используйте обращение Dear Sir or Madam . Но если есть такая возможность, постарайтесь узнать имя адресата: так гораздо больше шансов, что на ваше письмо обратят внимание.
2. Если вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson — если письмо адресовано мужчине; Dear Mrs Johnson — замужней женщине; Dear Miss Johnson — незамужней.
3. В последнее время многие считают некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, лучше использовать нейтральную форму Ms: Dear Ms Johnson
4. Если у адресата есть ученое звание, используйте его: Dear Dr. Huxley ; Dear Prof. Atkinson .

Обратите внимание на пунктуацию: в современном британском английском не ставится точка после форм Mr/Mrs/Ms, а в конце обращения ставится запятая:

Dear Mr Smith,

В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

Dear Mr. Stevens:

Обязательно убедитесь, что правильно написали имя адресата. Ничто не портит впечатление так, как ошибки или опечатки в имени.

Завершение письма:

1. Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully .
2. Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely .
3. Ваша подпись.

Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете:

Olga Smirnova (Ms)

1. Первый абзац должен быть коротким и отражать цель письма — запрос, жалобу, предложение и т. д.
2. Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.
3. Последний абзац должен указывать, каких действий вы ожидаете от получателя — вернуть деньги за товар, сообщить информацию и т. д.

Стиль делового письма

В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

• разговорных выражений, сленга и жаргона
• сокращений (I"m; it"s; don"t и т. д., используйте полные формы)
• эмоционально окрашенных слов — terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.

Всегда сохраняйте вежливый и уважительный тон, даже если пишете жалобу или претензию. В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should. Например, вместо "Please send me..." («Пожалуйста, вышлите мне...») вы можете написать: "I would be grateful if you could send me..."(«Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).

Старайтесь не использовать (они характерны, скорее, для разговорного стиля). Вместо go on (продолжить) лучше написать continue, вместо turn down (отказаться, отклонить) — decline или refuse.

Избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых не уверены. Старайтесь писать ясными фразами, не допускающими двоякого толкования.

10 самых распространенных ошибок в деловых письмах

В видеоролике от службы английского языка Espresso English на чистом английском перечислены десять распространенных ошибок, которые совершают люди при написании деловых писем, а также предлагаются способы их исправления.

В наш век развития экономики, торговых отношений и бизнеса очень важная роль отводится деловой переписке. Деловые партнеры общаются путем такой переписки, дают отчет, назначают встречи и тому подобное. Сегодня мы расскажем вам о том, как составить деловое письмо и как на него ответить на английском языке.

Как писать деловое письмо на английском?

Деловая переписка на английском языке требует определенных норм и правил. Обратите внимание, как принято писать деловое письмо:

• Разделите весь текст на абзацы, не используя красной строки
• Укажите полное имя отправителя или название компании и ее адрес в верхнем левом углу
• С новой строки укажите имя адресата и название компании, которой адресовано письмо, ее адрес с новой строки
• Тремя строками ниже или в верхнем правом углу укажите дату отправления
• Поместите основной текст в центральной части
• Начните главную мысль письма с причины вашего обращения: «I am writing to you to …»
• Завершите ваше письмо словами благодарности («Thank you for your help…») и приветствием «Yours sincerely,» или "Yours faithfully".
• Поместите полное имя автора и должность спустя четыре строки.
• Поместите подпись автора между приветствием и именем.

С правилами мы разобрались, и у вас в голове сложился определенный план написания деловой корреспонденции. Теперь, чтобы написать такое письмо, просто подставляйте пункты данного плана под свой текст. Теперь давайте рассмотрим примеры деловых писем на английском языке.

Пишем деловое письмо по-английски

Предлагаем вашему вниманию образцы деловых писем на английском, которые помогут вам лучше сориентироваться в нашем плане и в написании письма по этому плану. В написании письма старайтесь быть кратким и лаконичным, пишите сразу по делу, без лишних и долгих предисловий. Не забудьте про приветствие и про вежливый тон. Обратите внимание на образец послания с русским переводом:

Mr Andrew Johnson
Lorac-company
Office 408, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Johnson (Господин Джонсон),

I’m writing to you to propose you some issues about our common affair (Я пишу вам, чтобы предложить некоторые решения в нашем общем деле). I know where we can find enough people for our construction. (Я знаю, где мы можем найти достаточно людей для нашего строительства). I had spoken with my friend, he is a chief of building company, and he said that he can give us as many builders as we need. (Я говорил со своим другом, он директор строительной компании, он сказал, что может предоставить нам столько строителей, сколько нам нужно). But he would like to get acquainted with you and other our partners. (Но он хотел бы встретиться с вами и другими нашими партнерами).So I scheduled our appointment on Wednesday. (Поэтому я назначил нашу встречу в среду). Please, be kind to come to our office at 7 o’clock. (Пожалуйста, будьте добры прийти в наш офис в 7 часов).

I look forward to get your agreement (Надеюсь получить ваше согласие). My kind regards to your parents and your wife (С наилучшими пожеланиями вашим родителям и супруге).

Yours sincerely,
John Brown
Managing Director

А теперь посмотрим, как можно ответить на такое письмо:

Mr John Brown
Lorac-company
Office 407, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Brown (Господин Джонсон),

I’m writing to you to say that I thought about your proposal (Я пишу вам, чтобы сказать, что я подумал над вашим предложением). I think it is very good (Я думаю, что это очень хорошо). If your friend offers us as many people as we need, we manage to finish the construction till January (Если ваш друг предоставит нам столько людей, сколько нам нужно, мы успеваем закончить строительство до января). But I am afraid that our partners won’t be able to come on Wednesday, because they haven’t returned from Paris yet (Но я боюсь, что наши партнеры не смогут прибыть в среду, потому что они еще не вернулись из Парижа). Ask your friend if he agrees to meet us without them (Спросите вашего друга, согласен ли он встретиться с нами без них).

I look forward to get your answer (Надеюсь получить ваш ответ). My kind regards to your family (С наилучшими пожеланиями вашей семье).

Yours sincerely,
Andrew Johnson
Managing Director

Как вы можете убедиться, написать деловое письмо совсем несложно, главное — это соблюдение основных правил.

Примеры деловых писем на английском языке с переводом

Как писать электронное письмо?

Вы уже знаете, что бумажных почтовых писем давно никто не пишет. Это неудобно и хлопотно. С появлением компьютеров и интернета все перешли на электронную почту. Эта штуковина сделала отправку и получение корреспонденции быстрее и легче. К тому же, преимущество электронного письма состоит еще и в том, что к тексту самого послания вы можете прикрепить необходимый файл с документами, отчетом, аудио и видео материалом. Поговорим о том, как писать электронное письмо.

Типы организаций, куда вы хотите отправить сообщение, бывают разные. Обратите внимание на следующие сокращения:

• gov — правительственная организация
• edu — образовательное учреждение
• org — организация
• com — корпорация, компания
• net — интернет-компания
• mil — военное ведомство

«Шапка» электронного делового письма состоит из следующих пунктов:

• to (получатель)
• from (отправитель)
• cc (копии)
• subject (тема)

Начинаются деловые письма в электронном виде со слов Dear… Mr, Mister, а заканчиваются Best wishes или Best regards .

Существуют также правила, характерные для электронного сообщения:

• Не печатайте текст заглавными буквами; получатель может подумать, что вы кричите на него.
• Не выражайтесь грубо.
• Пишите по существу.
• Предупредите получателя о прикрепленных файлах, иначе он может их не заметить.
• Не злоупотреблять сокращениями и смайликами.
• Писать кратко и лаконично.

Вот те основные тенденции написания деловых писем, о которых мы хотели поговорить. Дерзайте и у вас все получится!